業務改善を行うというと、
新しいシステムを入れて、やり方を変えて、、、とよくある話です。
一方で、今あるシステムを十分に活用できていない実態がかなり多くあるように感じます。
現に我々の会計業界においても、今のシステムでもほとんど同じことができるのに、
その機能の存在を知らずに、いままで通りのやり方をやってきてしまっているケースや
お客様への資料の依頼方法を変えるだけで、簡略化できるのに、その依頼をせずに従来通りのやり方でやってしまっていたり。
お客様への依頼となると、お客様への負担が発生しないかなどについては、十分に検討が必要ですが、
検討の結果やらない。というわけではなく、
お客様側も特に今までのやり方で何も言われていないので今まで通りやってました。という話が多々あります。
領収証の貼り方一つでも業務効率が変わってしまいますし、資料の格納方法や受領方法だけでも
改善されることがたくさんあります。
会計ソフトにおいても、自動化できない部分にはどんな問題があって自動化できないのかなどは十分確認して頂き、
システム会社と連絡を取り合うことで、すぐに解消することができることも多々あります。
業界的にも、職人気質が強く、正しい使い方などを学ばず見よう見まねで覚えてきたので、
本来使える機能の存在を知らないということはよくあるのですが、
もう一度イチから考えて、業務の整理や定型化できる部分は定型化していくことで、業務を効率化させることは十分可能だと思いますし、
今後入社する人に対しても手順書があれば、解消できることが多々あると思いますので、
こういった先のことも考えて、弊社としてもしっかりと業務の見直しを進めていきたいと思います。
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