はじめに
電子帳簿保存法の改正は、以前から話題にはなっていましたが、いまいち良く分からないため何も手を付けていないという方も多いと思います。
しかし、実は2024年1月1日より義務化されている事をご存じでしょうか？
今回は電子帳簿保存法をご紹介いたします。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、帳簿・決算関係書類・取引先とやり取りした請求書・領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めた法律です。
電子帳簿保存法は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3種類に分けられます。
このうち、電子帳簿等保存、スキャナ保存は任意ですが、税制改正により2022年1月1日から「電子取引データ保存」が義務付けられました。
そして、2年間の猶予期間を経て、いよいよ2024年1月1日より完全施行となっております。
電子取引とは
EDI取引やインターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引など取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。
対象となる電子取引データ
紙でやり取りしていた場合に保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。
あくまでデータでやり取りしたものが対象であり、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
保存の対象者
電子帳簿保存法の対象は、ほぼ全ての事業者です。
法人税を納める法人のみならず、所得税を納める個人事業主も対象となっています。
保存の方法
以下の3点にご留意ください。
①改ざん防止のための措置をとる必要があります。
タイムスタンプや、訂正・削除の履歴の残るシステムの導入の方法もありますが、改ざん防止のための事務処理規定を定めて運用していれば問題はありません。
事務処理規定については、国税庁のHPに掲載されています。
②「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
専用のシステムを導入する方法の他、表計算ソフト等で索引簿を作成し、検索する方法、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、フォルダの検索機能を活用する方法があります。
※この検索機能について、税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）に応じることができるようにしている場合には、
イ.基準期間（２課税年度前）の売上高が、5000万円以下の方、
ロ.電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先毎に整理された状態で提示・提出できるようにしている方、
については、検索機能の確保は不要となっております。
③ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
新たな猶予措置
令和5年度改正において、下記①、②の要件をいずれも満たす場合、改ざん防止や、検索機能などの対応が不要で、単にデータだけ保存していれば足りることになりました。
つまり、「保存要件に従って保存することができなかったことについて相当な理由がある場合には、これまでどおりの紙保存でもOK」ということになりました。
①単に電子取引データを保存していることについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める。（事前申請等は不要）
②税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの求め及びプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じることができる。
電子取引以外の電子帳簿保存法による電子データの保存方法
これには、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」がありますが、
これらは、上記で記述しましたが、義務化される電子取引データの保存とは異なり、その保存方法は2024年以降も任意となっております。
最後に
改正電子帳簿保存法に規定されている、電子取引データ保存の義務化への対応について解説させていただきました。
しかし、しばらくは紙保存でしのげるかもしれませんが、法対応もさることながら、経理業務のみならず様々な業務において、効率化、生産性向上、環境対策等の視点でデジタル化を進めていかざるを得ない時代に突入している事を実感できる出来事だと思います。
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